Office Manager

Bronsgeest Deur Advocaten Amsterdam

Wat is vereist?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 5-8 jaar relevante werkervaring als Office Manager
  • Organisatorisch sterk, zelfstandigheid en kunnen samenwerken
  • Uitstekende beheersing in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Doortastend en sociaal vaardig

Wat krijg je?

  • Vanaf €3.500 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring) o.b.v. 100% fte
  • 13e maand
  • 26 tot 40-urige werkweek
  • 26 vakantiedagen o.b.v. 100% fte
  • Trainingsmogelijkheden op maat

Wat doe je?

  • 20% Secretariële werkzaamheden uitvoeren
  • 20% Contact met Leveranciers e.d. onderhouden
  • 20% Ad-hoc werkzaamheden oppakken
  • 20% Facilitair management uitvoeren
  • 10% Events management uitvoeren
  • 10% IT beheer bijhouden/uitvoeren

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Office Manager bij Bronsgeest Deur Advocaten ben je het eerste aanspreekpunt voor alle niet-juridische issues en zorg je voor een efficiënte en prettige werkplek voor iedereen. Jij bent verantwoordelijk voor het dagelijks reilen en zeilen van het kantoor van Bronsgeest Deur Advocaten.

Als Office Manager onderhoud je de contacten en contracten met bestaande leveranciers, onderhandelt over tarieven en werkzaamheden en houdt nieuwe ontwikkelingen op de markt in de gaten. 

Verder houd je de website bij, schrijf je berichten voor socialmediakanalen, verzorg je de nieuwsbrief en ondersteun je de HR Manager. Daarnaast vertegenwoordig je Bronsgeest Deur Advocaten in het huurdersoverleg van het pand, geef je sturing aan het secretariaat en begeleid je werkstudenten. Ook spring je bij drukte bij op het Secretariaat en/of de administratie en ben je verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen op en buiten kantoor. In deze functie ben je onderdeel van het Secretariaat. 

Als je servicegericht bent, je het leuk vindt om mensen te ontzorgen en je het niet erg vindt om soms snel je prioriteiten bij te stellen, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Office Manager

Je begint je dag met een kop koffie en een praatje in de lobby, waarna je de administratie bijwerkt en kort overlegt met een collega van het Secretariaat. 's Middags overleg je met een Partner en werk je bijna je hele todo-lijst af.

Op een minder leuke dag voer je vooral secretariële werkzaamheden uit. Je werkt in je eentje en bent erg druk met het wegwerken van langlopende, eentonige zaken.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
  • 19:00
    • Lunch
    • Overleg met Partner
    • Secretariaat ondersteunen
    • Klantcontact onderhouden
    • Klantcontact onderhouden
    • Evenement organiseren
    • Secretariaat ondersteunen
    • Klantcontact onderhouden
    • Secretariaat ondersteunen
    • Kantoorinkopen bestellen
    • Ad-hoc werkzaamheden
    • Lunch
    • Secretariaat ondersteunen
    • Klantcontact onderhouden
    • Nieuwe collega onboarden
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Lunch
    • Financiële administratie
    • Secretariaat ondersteunen
    • Secretariaat ondersteunen
    • Klantcontact onderhouden
    • Evenement organiseren
    • Intern overleg

Voorbeeld uit de praktijk

In verband met privacyredenen is besloten dat er een nieuwe website moet komen. Dit is een groot project dat veel tijd en aandacht vraagt. Hoe ga je te werk?

Allereerst bespreek je met de Managing Partner wat de wensen zijn. Vervolgens vraag je offertes aan bij diverse websitebouwers en na de onderhandelingen over de werkzaamheden en kosten draag je er één voor aan de Directie. Na goedkeuring van de Partners houd je tijdens het hele proces contact met de websitebouwer over aanpassingen en wijzigingen.

Vervolgens regel je een fotograaf en een stylist voor portret- en sfeerfoto's, en zorg je ervoor dat iedereen aanwezig is tijdens het nemen van de foto’s. Je maakt conceptversies van de webteksten en bespreekt deze met de Managing Partner. In iedere nieuwe fase van het project overleg je met de Managing Partner over de lay-out en inhoud van de website. Je stelt een deadline voor de livegang en houdt de voortgang van de websitebouwer in de gaten. Na de livegang regel je een training voor kantoorgenoten, zodat deze met bepaalde rechten artikelen op de website kunnen plaatsen.

Groeipad

Het groeipad binnen ons kantoor ligt niet vast. Ieder wordt aangemoedigd om zich te ontwikkelen op een wijze die goed bij zijn of haar persoonlijkheid past. De een heeft bijvoorbeeld meer affiniteit met content management voor social media, waar de ander zich liever richt op interne zaken.<br />

Office Manager

Werken bij Bronsgeest Deur Advocaten

Bronsgeest Deur Advocaten is in 2003 opgericht als een van de eerste niche kantoren arbeidsrecht in Nederland. Veel van onze advocaten zijn afkomstig van de grote internationale advocatenkantoren. Wij hebben door middel van ons lidmaatschap van de Ius Laboris alliantie een hele internationale en uitdagende klantenportefeuille, en tegelijkertijd de charme van een klein en laagdrempelig kantoor, waar in één team op informele wijze wordt samengewerkt, de collega’s elkaar goed kennen en waar de balans tussen werk en privé belangrijk wordt gevonden.

Vacature Werkstudent

Als Werkstudent bij Bronsgeest Deur Advocaten ben je verantwoordelijk voor diverse klussen op juridisch gebied, zoals het opmaken van processtukken en voorbereiden van vaststellingsovereenkomsten. Je ondersteunt ook het Secretariaat met dagelijkse werkzaamheden, zoals e-mail-, telefoon-, en agendabeheer. Daarnaast assisteer je bij besprekingen, presentaties en evenementen. Je houdt digitale en fysieke dossiers bij en zorgt dat onze website en social media up-to-date blijven.

We zoeken een Rechtenstudent, liefst met interesse in Arbeidsrecht (maar niet verplicht), die van aanpakken weet en teamgericht is, vaardig is met Word en PowerPoint en daarnaast gemotiveerd is om zich nieuwe omgevingen eigen te maken. Je bent gemiddeld 2 dagen per week beschikbaar. Werkdagen en -tijden (9-18u) worden in overleg bepaald, waarbij maandag en dinsdag de voorkeursdagen zijn.

Voor meer informatie, klik dan hier om de volledige vacature te zien of neem direct contact op met Cathelijn Derks (c.derks@bd-advocaten.nl / +31 (0)20 305 3333).

  • Kantoor in Amsterdam
  • Via Ius Laboris actief in 56 landen
  • 58% / 42%
  • Gem. leeftijd is 34 jaar
  • 16 medewerkers
  • Op kantoor zakelijk casual; bij klanten formeel
  • Max. twee dagen thuiswerken

Collega's

Philip (54) - Managing Partner

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk sinds de start bij dit kantoor, daarvoor zat ik bij een groot internationaal commercieel fullservice advocatenkantoor. Nog altijd ben ik blij dat ik de overstap heb gemaakt naar een nichekantoor op het gebied van arbeidsrecht. Vanwege onze zeer actieve samenwerking binnen de alliantie Ius Laboris biedt ons kantoor 'the best of both worlds': klein en zelfstandig, en toch deel uitmakend van de grootste arbeidsrechtalliantie ter wereld.

Wat was je vorige baan?
Advocaat Associate bij HoganLovells.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen, fietsen (of een combi daarvan), padel en tennis. Ik kook heel graag. Verder ga ik graag naar film, theater en (pop)concerten.

Renske (27) - Advocaat Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het hoge niveau van werken en het internationale cliëntenbestand spraken mij al enorm aan. Toen ik kwam solliciteren, voelde ik direct een fijne, laagdrempelige sfeer. Dat is voor mij de perfecte werkomgeving.

Wat was je vorige baan?
Advocaat.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, wandelen, musea bezoeken, gezelligheid met vrienden en familie en boeken lezen.

Christine (30) - Senior Advocaat Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voordat ik bij Bronsgeest Deur advocaten ben begonnen, was ik werkzaam bij een groter full service advocatenkantoor. De informele sfeer bij Bronsgeest Deur sprak mij direct aan. We werken hier samen in een hecht, maar ambitieus team.

Wat was je vorige baan?
Advocaat Arbeidsrecht.

Wat doe je in je vrije tijd?
Fietsen, schaatsen en naar het theater gaan.

Interessante baan?